O fator R pode ser definido como um cálculo que determina se uma atividade exercida pela empresa terá como base de tributos as alíquotas do Anexo III ou do Anexo V do Simples Nacional.

Esses anexos são os grupos dos negócios separados por cada área de atuação, por exemplo, indústrias, manutenção e comércio. Eles influenciam de forma direta na tributação que a sua empresa vai ter.

O fator R é muito usado na hora de controlar o financeiro, buscando opções capazes de melhorar os custos e encaixar as empresas no Simples Nacional. Isso quer dizer que quanto maior o valor gasto nos pagamentos, menor será a tributação.

Mas, para que esse pagamento seja menor, o resultado do cálculo do fator R deve ser maior que 0,28, ou seja, 28%.

Importância para as pequenas e médias empresas

Enfrentar a burocracia tributária é sempre desafiador e é ainda mais acentuado para pequenas e médias empresas.

Uma grande iniciativa para auxiliar nessa questão é o Simples Nacional. Porém, por meio de uma grande reformulação nesse regime, novas regras tributárias para as micro e pequenas empresas entraram em vigor no início do ano de 2018.

E a maior mudança, sem dúvidas, diz respeito ao novo fator R. Esse elemento no cálculo do Simples condiciona a tributação de algumas atividades com a relação entre: folha de salários e a receita bruta das empresas no último ano.

Em outras palavras, o fator R veio para facilitar a vida do pequeno e médio prestador de serviços. Isso acontece porque, para o Simples Nacional, o cálculo do tributo a ser pago não leva em conta as despesas e nem o lucro dessas empresas — apenas o faturamento.

Ou seja, como a alíquota é aplicada diretamente sobre a receita bruta do negócio nos últimos 12 meses, até mesmo quem registrou prejuízo durante o período pode ter que pagar o imposto.

O pagamento de salários, encargos trabalhistas e retiradas via pró-labore são custos efetivos para a empresa — principalmente quando o negócio é de pequeno porte.

Logo, a medida beneficia empresas que destinam parte considerável de seu faturamento para pagar os colaboradores. A partir de determinado nível, o fator R permite que essas empresas sejam tributadas em alíquotas mais baixas e paguem menos impostos para a Receita.

Fator R no novo Simples Nacional: como funciona?

Na versão atual do Simples Nacional, o funcionamento do Fator R está baseado em duas regras. A primeira regra determina que se o fator R estiver abaixo de 28%, as atividades do Anexo III (que tem alíquotas menores) serão tributadas pelo Anexo V (que tem alíquotas maiores).

Já a segunda regra é o contrário: se o Fator R for superior a 28%, algumas atividades do Anexo V podem passar para o Anexo III.

• A atividade empresarial precisa estar enquadrada nos anexos III ou V, que são sujeitos ao fator R;
• se a relação percentual entre a folha de pagamentos e a receita bruta da empresa dos últimos 12 meses for superior a 28%, a tributação será feita pelas alíquotas do Anexo III;
• se a relação percentual entre a folha de pagamentos e a receita bruta da empresa dos últimos 12 meses for inferior a 28%, a tributação será feita pelas alíquotas do Anexo V.

Anexo II ou V do Simples Nacional?

Se a razão entre a folha de salários ou folha de pagamento (incluído o pró-labore) dos últimos 12 meses e a receita bruta da pessoa jurídica dos últimos 12 meses for igual ou superior a 28%, dependendo da atividade econômica, a empresa deixará de ser tributada no anexo V e passará a ser tributada no anexo III.

O cálculo do Fator R para enquadramento nos anexos III ou V do Simples Nacional é bem simples. Para determinar o Fator R, devemos considerar os seguintes itens:

• O período de apuração para o cálculo, que leva em conta os últimos 12 meses;
• A folha de pagamentos do período de apuração, que soma as despesas com salários, encargos e pró labore dos últimos 12 meses;
• A receita bruta total do período de apuração, que soma todos os valores faturados pela empresa nos últimos 12 meses.

Fator R = Folha de pagamento/Receita bruta

Vamos dar um exemplo: uma empresa teve um gasto de R$ 10 mil por mês ao longo dos últimos 12 meses, somando um total de R$120 mil. Com relação à receita bruta, o faturamento da empresa foi de R$ 500 mil. O cálculo do fator R deve ser:

Fator R = 120.000 / 500.000

Fator R = 0,24, que em porcentagem = 24%

Que tipo de empresa pode se beneficiar com o Fator R?

Com as diversas mudanças e reformulações que a legislação passa ano após ano, é normal que os empreendedores não saibam em qual categoria o seu negócio se encaixa.

As mudanças realizadas recentemente no Simples Nacional são provas claras disso. Com a reformulação do regime, a lista de anexos foi totalmente modificada.

O número de faixas de renda foi reduzido, o anexo VI foi extinto e passaram a existir apenas cinco grupos — com várias atividades migrando de um anexo para outro. Com isso, o primeiro desafio é saber quais atividades continuam com classificação dentro do Fator R.

Atividades que se enquadram no Fator R do Simples Nacional

Exemplos das principais atividades exercidas pelas empresas que se encaixam nos anexos que pertencem ao fator R do Simples Nacional:

1. Serviços de instalação e manutenção;
2. Escritórios de contabilidade;
3. Agências de pacotes de viagens;
4. Empresas de limpeza e segurança;
5. Escritórios de administração e advocacia;
6. Setor da construção civil;
7. Publicitários e Jornalistas;
8. Empresas de engenharia;
9. Auditores;
10. Consultores nas áreas de medicina, odontologia, veterinária e fisioterapia;
11. Imobiliárias;
12. Academias;
13. Laboratórios de análise;
14. Desenvolvedores de sistemas e softwares.